نرم ‌افزارهای مدیریت پروژه عصای دست مدیران برای ایجاد تحول در کسب و کارها

مدیریت بهینه و پیشرفت سریع‌تر با نرم افزارهای مدیریت پروژه

سیستم‌های مدیریت پروژه دارای ویژگی‌های لازم برای برنامه‌ریزی کارآمد پروژه‌ها، مدیریت منابع موجود، پاسخ‌گویی به مشکلات و ارائه اطلاعات به تمام ذی‌نفعان پروژه هستند. صرف‌نظر از نوع خدماتی که شرکت شما ارائه می‌دهد، داشتن بهترین ابزار مدیریت پروژه می‌تواند تاثیر قابل توجهی در رشد و سودآوری شرکت داشته باشد. در این مطلب با انواع، امکانات و مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه آشنا می‌شویم.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

با وجود وظائف متنوع و امور بسیاری که یک مدیر پروژه باید هماهنگی و پیگیری کند، داشتن ابزاری کمکی برای برنامه‌ریزی و سازماندهی یک پروژه می‌تواند بسیار مفید باشد. نرم افزار مدیریت پروژه نرم افزار تخصصی است که به‌عنوان ابزاری برای برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت جنبه‌های مختلف یک پروژه طراحی شده است. نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند:

• در برنامه‌ریزی کمک کند
• برای تخصیص منابع استفاده شود
• برای مدیریت ریسک استفاده شود
• به کنترل و هدایت تغییرات لازم کمک کند
• به‌عنوان یک ابزار همکاری عمل کند تا ارتباط بین اعضای تیم پروژه و ذی‌نفعان آسان‌تر شود
• راهی برای تعیین رویدادهای وابسته در پروژه و نحوه تعامل وابستگی‌ها ارائه دهد
• پیش‌بینی کند که اگر اوضاع تغییر کند چه اتفاقی می‌افتد

قابلیت‌های نرم افزار مدیریت پروژه

با شروع بررسی پلتفرم‌ها و سرویس‌های نرم افزاری، مشخص می‌شود که امروزه انواع مختلفی از نرم افزارهای مدیریت پروژه در بازار وجود دارد. نرم افزارهای مدیریت پروژه با امکانات کم را می‌توان فقط برای زمان‌بندی وظایف و تخصیص منابع به‌کار برد. نرم افزار مدیریت پروژه توانمندتر درواقع می‌تواند در ایجاد تخمین‌ها و پیگیری زمان تخصیص منابع مفید باشد و به‌عنوان مخزن اسناد و ابزاری برای ایجاد و ارسال فاکتورها برای مشتریان کمک کند.

این‌که چه نوع نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌شود به نوع پروژه بستگی دارد. امروزه شرکت‌های بسیاری نرم افزارهای مبتنی‌بر وب را می فروشند، نصب می‌کنند و خدمات مدیریت پروژه را به مشتریان خود ارائه می‌دهند. شرکت‌ها به عملکردهای اساسی مدیریت پروژه مانند: برنامه‌ریزی، تخصیص منابع، مدیریت ریسک و پردازش داده‌ها نیاز دارند.

از آن‌جا که شما بر اساس ساعت پروژه از مشتریان پول دریافت می‌کنید، به نرم افزاری نیز نیاز دارید که بتواند با سیستم‌های مبتنی‌بر زمان و صورت‌حساب فعلی شما یکپارچه شود. علاوه‌بر این به سطح بالایی از قابلیت‌های همکاری نیاز دارید تا ذی‌نفعان بتوانند در جریان پیشرفت‌های پروژه قرار بگیرند.

مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه

استفاده از یک سیستم مدیریت پروژه کارآمد برای کمک به سازمان‌دهی امور در حین برنامه‌ریزی و اجرای پروژه ها بسیار مهم است. وقتی از نرم افزار یا راه‌حل مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنید، این احتمال وجود دارد که زمان زیادی را برای کارهای کوچک تلف کنید و بیش از حد لازم کار انجام دهید. در ادامه برخی از مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه را با هم مرور می‌کنیم.

بهبود برنامه‌ریزی و زمان‌بندی

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه یک جنبه بسیار مهم مدیریت پروژه بدون توجه به روش‌شناسی کاربردی در پروژه‌ها است. با استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه، می‌توان به سوابق قبلی تیم مرتبط با پروژه فعلی نیز به‌راحتی دسترسی داشت.

همکاری بهتر

تیم‌های پروژه گاهی از اعضایی از بخش‌های مختلف تشکیل می‌شوند. آن‌ها موظف هستند مسئولیت‌های روزانه خود را نیز انجام دهند و این مساله، شرکت سایر ذی‌نفعان را به‌طور منظم در جلسات، دشوار می‌کند. این شکاف ارتباطی می‌تواند از طریق یک نرم افزار یکپارچه مدیریت پروژه پر شود.

امکان دورکاری

در پروژه های مدرن، حضور فیزیکی همواره ضرورت ندارد. با نرم افزار مدیریت پروژه ابری و مبتنی‌بر وب، مدیریت پروژه‌ها از راه دور آسان می‌شود زیرا این برنامه‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا به‌طور موثر تیم‌های خود را رهبری کنند.

تخصیص کار موثر

مدیران اغلب به‌سختی می‌توانند وظایفی را به اعضا اختصاص دهند که ممکن است بر کارایی کل تیم تاثیر بگذارد. با یک برنامه مدیریت پروژه، مدیران می‌توانند به‌راحتی وظایف پروژه را بر اساس اطلاعات و سوابق آن‌ها در سیستم به اعضا محول کنند و افرادی که در حال حاضر در دسترس هستند را بیابند.

دسترسی و اشتراک‌گذاری آسان‌تر فایل‌ها و داده‌ها

دسترسی ایمن به اطلاعات پروژه و به‌اشتراک‌گذاری اسناد مهم در پیشرفت پروژه‌ها بسیار اهمیت دارد. افراد حرفه‌ای از درایوهای مشترک استفاده می‌کنند اما استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه گزینه کاربردی‌تری است. راه‌حل‌های مدیریت پروژه در این نرم افزارها، فضای ذخیره‌سازی ایمن و مناسبی را ارائه می‌کنند که در آن‌ها کاربران می‌توانند تغییراتی ایجاد کنند و بازخورد خود را اعلام یا اعمال کنند.

انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه

به طور کلی نرم افزارهای مدیریت پروژه بدون توجه به قابلیت‌های آن‌ها و نوع پروژه در چهار گروه قرار می‌گیرند. این دسته‌بندی بر اساس نحوه استقرار و استفاده از نرم افزار توسط تیم پروژه است. با این چهار گروه نرم افزار آشنا می‌شویم.

نرم افزار دسکتاپی مدیریت پروژه

با سیستم دسکتاپ، نرم افزار بر روی دسکتاپ رایانه شخصی یا لپ‌تاپ هر کاربر نصب می‌شود. این نرم افزار دارای بیشترین واکنش‌گرایی و ویژگی‌های گرافیکی برای ایجاد تجربه کاربری مناسب است. کار با نرم افزارهای دستکتاپی آسان است و انواع و درجات مختلفی دارند.

نرم افزار مدیریت پروژه کلاینت سرور

برای راه‌اندازی یک کلاینت سرور، نرم افزار بر روی سرور یک شرکت نصب می‌شود و به چندین کاربر اجازه می‌دهد به طور همزمان وارد برنامه شوند. این نوع نرم افزار، امکان ذخیره‌سازی متمرکز داده‌ها را برای تسهیل همکاری فراهم می‌کند.

نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی‌بر وب

یک سیستم مبتنی‌بر وب از نرم افزاری استفاده می‌کند که از طریق اینترنت قابل دسترسی است و امکان دسترسی از هر رایانه و هر مکانی را فراهم می‌کند. نرم افزار توسط شرکت ارائه‌دهنده، به‌روزرسانی و نگهداری می‌شود، که معمولا در مقایسه با نرم افزار خرید مستقیم، هزینه کمتری دارد. نرم افزار مبتنی‌بر وب امکان همکاری آسان‌تر و ذخیره‌سازی مرکزی داده‌ها را فراهم می‌کند.

نرم افزار مدیریت پروژه یکپارچه

نرم افزار مدیریت پروژه یکپارچه، عملکردهای مدیریت پروژه را با سایر جنبه‌های کسب‌وکار یک شرکت، مانند: صورت‌حساب، ترکیب می‌کند. نرم افزارهای یکپارچه یا بر روی سرور شرکت نصب می‌شوند یا از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند.

آشنایی با وظایف اصلی نرم افزار مدیریت پروژه

اگرچه نرم افزارهای مدیریت پروژه به روش‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرند و کاربردهای مختلفی دارند، اما هدف اصلی تمام آن‌ها تسهیل برنامه‌ریزی و ردیابی اجزای پروژه، ذی‌نفعان و منابع است. نرم افزارهای مدیریت پروژه وظایف گوناگونی را برعهده می‌گیرند که با برخی از آن‌ها آشنا می‌شویم:

• برنامه‌ریزی پروژه (Project planning): برای تعریف برنامه زمان‌بندی پروژه، مدیر پروژه ممکن است از نرم افزار برای ترسیم وظایف پروژه و توصیف بصری تعاملات کار استفاده کند
• مدیریت وظایف (Task management): امکان ایجاد و تخصیص وظایف، ضرب‌الاجل‌ها و گزارش‌های وضعیت را فراهم می‌کند
• به اشتراک‌گذاری اسناد و همکاری (Document sharing and collaboration): با این امکان، بهره‌وری در امور، از طریق یک مخزن اسناد مرکزی که توسط ذی‌نفعان پروژه قابل دسترسی است افزایش می‌یابد
• تقویم و اشتراک‌گذاری تماس (Calendar and contact sharing): جدول‌های زمانی پروژه شامل جلسات برنامه‌ریزی‌شده و تاریخ‌های فعالیت و اطلاعات مخاطبین و شماره‌های تماس آن‌ها به‌طور خودکار در همه تقویم‌های این نرم افزار برای مدیران و ذینفعان به‌روزرسانی می‌شوند
• مدیریت اشکالات و باگ سیستم (Bug and error management): نرم افزار مدیریت پروژه ردیابی و گزارش مشکلات و خطاهای سیستم، امکان مشاهده، اطلاع‌رسانی و به‌روزرسانی را برای ذی‌نفعان تسهیل می‌کند
• ردیابی زمانی (Time tracking): نرم افزار مدیریت پروژه باید توانایی ردیابی مبتنی‌بر زمان را برای همه وظایف و جلسات و رویدادهای کاری داشته باشد و سوابق را برای مشاوران و مدیران ثبت و نگهداری کند

نرم افزار مدیریت پروژه مناسب خود را انتخاب کنید

یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب به شما کمک می‌کند تا به طور مؤثر با تیم کاری خود و مدیران همکاری کنید و از موفقیت پروژه‌های خود اطمینان حاصل کنید. نرم افزارهای مدیریت پروژه انواع مختلفی دارند و بهتر است پیش از انتخاب آن‌ها تمامی امکانات این نرم افزارها را مرور کنید و در مورد شرایط پشتیبانی و به‌روزرسانی‌ها آگاه و مطمئن شوید.

میزیتو به عنوان یک نرم ‌افزار مدیریت پروژه میزبان بیش از ۳۰،۰۰۰ تیم‌کاری است.

برای ثبت‌نام رایگان و استفاده از امکانات یک ابزار مدیریت پروژه مناسب و کارآمد و همچنین دریافت مشاوره رایگان از همکاران ما به وب‌سایت میزیتو به آدرس mizito.ir سر بزنید.